Какие виды архивов вы знаете

Какие виды архивов вы знаете

Главная > Документ

Информация о документе
Дата добавления:
Размер:
Доступные форматы для скачивания:

Что такое архив, виды архивов, архивация данных.

Каждый день любому пользователю персонального компьютера приходится сталкиваться с различными файлами: документами, изображениями, музыкальными дорожками и т.д. При этом у каждого файла есть его собственный размер. И при копировании этого документа на диск или на любой другой съемный носитель, не стоит забывать об этом простом свойстве. Что же делать, если файл не помещается на имеющемся у Вас свободном месте?

В Windows вам придется часто сталкиваться с архивами. Архивы прихо­дится относить к особому типу — уж больно они необычные. (Вообще-то, с точки зрения файловой системы — это самый обычный файл, не хуже документа или картинки. Но для нас, пользователей, каждый такой файл — настоящая шкатулка с секретами.) С одной стороны, вроде бы каждый ар­хив — это отдельный файл со своим расширением. С другой — архив мо­жет содержать не один файл, а несколько, включать в себя целые структу­ры папок. Ограничений на число «упакованных» в один архив файлов не существует — хватило бы места на диске. Но в любом случае на выходе мы получим один-единственный файл, который и называется «архивом».

Архив – это файл, содержащий один файл или более в сжатом или несжатом состоянии, а также содержащий некоторую дополнительную информацию об упакованных файлах, как, например, имена файлов, даты создания и т.д.

Различают архивы: самораскрывающиеся, многотомные.

Самораскрывающийся архив — архивный файл с расширением .exe, создают, чтобы открывать этот архив на любом компьютере, даже если на нем не установлен архиватор. Для распаковки такого архива , достаточно двойным щелчком открыть .exe файл и указать место на диске.

Многотомный архив – разбитый на несколько файлов (томов), идущих в строгой последовательности друг за другом. В тех случаях, когда предполагается передача большого архива на носителях малой емкости, например на гибких дисках, возможно рас­пределение одного архива в виде малых фрагментов на нескольких носителях

Архивация — это способ упаковки файлов и папок, при которой они теряют значительную часть своего объема. Происходит это вследствие того, что повторяющиеся группы символов в каждом файле заменяются, к при­меру, на один-два специальных символа, именно эту комбинацию и обо­значающих. Например, у нас есть строка «ааааабббббввв», которая занимает слишком много места. Заменим повторяющиеся буквы соответствующей цифрой, т.е. мы получим «5а5б3в». Сразу размер нашего «файла» уменьшается.

Это самый просто способ компрессии — на деле при архива­ции применяются и куда более сложные методики. Зачем нужна архивация? Допустим, создали вы на своем компьютере текстовый документ большого объе­ма, который ну ужас как необходимо доставить на дру­гой конец города. Или даже не один документ, а не­сколько. Емкость же дискеты, увы, не резиновая — всего 1,44 Мб! А как быть, если ваши документы за­нимают 2—3 мегабайта?

С той же проблемой вы столкнетесь при необходи­мости отправить файл по электронной почте. Данные ползут по телефон­ному кабелю через модем с черепашьей скоростью, и вопрос сокращения объема передаваемой информации всегда актуален.

Тут-то и пригодится архивация, то есть операция помещения файла или папки в специальный файл-архив с одновременным сжатием информации. Так, некоторые текстовые документы сжимаются при архивации в 5—10 раз!

Сжать можно любой файл, но по-разному: например, таблица или база данных сжимается порой в десятки раз. Текст сжимается меньше, «худея» процентов на 50 – 70. А картинки в формате JPG сжать практически невозможно – они уже и так сжаты до предела.

Проблема сжатия данных существует давно, с момента появления ком­пьютеров. Изначально, когда жесткие диски имели достаточно малый объ­ем, а стоили дорого, данная проблема была актуальна в плане хранения большего объема информации на дисках малого размера. Сегодня жесткие диски облагают достаточным объемом, но появились глобальные компью­терные сети. Проблема приобрела новую направленность, т.к. скорость пе­редачи данных по телефонным линиям столь мала, что передавать файлы большого объема без сжатия очень сложно. Таким образом, сегодня сжи­мать данные необходимо в двух случаях:

Для длительного хранения данных на различных носителях инфор­мации.

Для передачи данных по каналам связи.

Что позволяет сжимать данные? Дело в том, что характерной особеннос­тью большинства типов данных, с которыми традиционно работает чело­век, является определенная избыточность. Степень избыточности зависит от вида информации — текстовая, графическая или звуковая. Больше ее у видеоданных, затем — у графических данных, и, наконец, меньше всего избыточности у текстовых данных. Избыточность улучшает восприятие информации и ее обработку, особенно в неблагоприятных условиях — про­смотре телепередач при наличии помех, восстановление поврежденного изображения, чтение текста в условиях недостаточной освещенности и т.д.

При хранении информации эту избыточность можно уменьшить, что дает эффект сжатия данных.

Методы сжатия данных

1 . С потерей информации. Применяется только для тех типов данных, для которых формальная утрата части содержания не приводит к по­тере потребительских свойств и обеспечивает высокую степень сжатия. Это видео (формат сжатия MPG), музыка (МРЗ), звукозапись (МРЗ) и рисунки (JPG).

2. Обратимый (без потери информации). Применяется к текстам, базам данных и, конечно, ко всем вышеназванным типам данных. Форматы сжатия: для рисунков — GIF, TIF, PCX и т.д., для видео — AVI, для лю­бых типов данных — ZIP, ARJ, RAR и др. При сжатии данных получаются файлы особого типа, называемые архи­вами. Архив — это файл, содержащий в себе один или несколько файлов в сжатом виде. Расширения файлов, являющихся архивами, могут быть ZIP, ARJ, RAR и др.

Коэффициент сжатия — основная характеристика алгоритма сжатия. Она определяется как отношение объёма исходных несжатых данных к объёму сжатых, то есть:

где k — коэффициент сжатия, S o — объём исходных данных, а S c — объём сжатых. Таким образом, чем выше коэффициент сжатия, тем алгоритм эффективнее. Следует отметить:

если k = 1, то алгоритм не производит сжатия, то есть выходное сообщение оказывается по объёму равным входному;

если k k n бит составляет ровно 2 n , число различных сообщений с длиной меньшей или равной n (при наличии хотя бы одного сообщения меньшей длины) будет меньше 2 n . Это значит, что невозможно однозначно сопоставить все исходные сообщения сжатым: либо некоторые исходные сообщения не будут иметь сжатого представления, либо нескольким исходным сообщениям будет соответствовать одно и то же сжатое, а значит их нельзя отличить.

Читайте также:  Китайская торговая площадка таобао

Программы-архиваторы — это специальные программы, с помо­щью которых можно сжимать отдельные файлы или группы файлов.

С развитием компьютерных технологий архиваторы не потеряли своей актуальности, но требования к ним значительно изменились. Изначально основным требованием к архиваторам была максимальная степень сжатия информации и распространенность архиватора, чтобы при передаче информации она могла быть легко разархивирована и прочитана. Теперь пользователи обращают больше внимания на возможности архиватора, удобство работы с ним. Современные архиваторы поддерживают разнообразные форматы, что практически свело на нет проблему их совместимости друг с другом. Сейчас архиваторы используются не только для создания резервных копий файлов, но и для обеспечения более высокой скорости их передачи в сети Интернет.

Основными характеристиками , которые предъявляются на настоящий момент к архиваторам, являются степень сжатия различных типов файлов, скорость работы архиватора. На степень сжатия архиватора влияют разнообразные факторы: тип файлов, формат сжатия. Скорость работы архиватора во многом зависит от степени сжатия. Максимальное сжатие файла приводит к замедлению работы программы. Именно поэтому, выбирая архиватор, важно найти компромисс между необходимой степенью сжатия данных и скоростью работы программы.

Современные программные средства для создания и обслуживания архивов отли­чаются большим объемом функциональных возможностей , многие из которых выходят далеко за рамки простого сжатия данных и эффективно дополняют стан­дартные средства операционной системы. В этом смысле современные средства архивации данных называют диспетчерами архивов.

К базовым функциям, которые выполняют большинство современных диспетче­ров архивов, относятся:

извлечение файлов из архивов;

создание новых архивов;

добавление файлов в имеющийся архив;

создание самораспаковывающихся архивов;

создание распределенных архивов на носителях малой емкости;

тестирование целостности структуры архивов;

полное или частичное восстановление поврежденных архивов;

защита архивов от просмотра и несанкционированной модификации.

Самораспаковывающиеся архивы. В тех случаях, когда архивация производится для передачи документа потребителю, следует предусмотреть наличие у него программ­ного средства, необходимого для извлечения исходных данных из уплотненного архива. Если таких средств у потребителя нет или нет оснований предполагать их наличие, создают самораспаковывающиеся архивы. Самораспаковывающийся архив готовится на базе обычного архива путем присоединения к нему небольшого программного модуля. Сам архив получает расширение имени .ЕХЕ, характерное для исполнимых файлов. Потребитель сможет выполнить его запуск как программы, после чего распаковка архива произойдет на его компьютере автоматически.

Распределенные архивы. В тех случаях, когда предполагается передача большого архива на носителях малой емкости, например на гибких дисках, возможно рас­пределение одного архива в виде малых фрагментов на нескольких носителях.

Защита архивов. В большинстве случаев защиту архивов выполняют с помощью пароля, который запрашивается при попытке просмотреть, распаковать или изме­нить архив. Теоретически, защита с помощью пароля считается неудовлетвори­тельной и не рекомендуется для особо важной информации. В то же время необходимо отметить, что основные программные средства, используемые для вос­становления утраченного пароля (или взлома закрытой информации, что, по сути то же самое), используют методы прямого перебора. Работу этих средств можно существенно затруднить и замедлить, если расширить область перебора. Пароли на базе только букв английского алфавита и цифр действительно снимаются очень быстро. Однако даже незначительное увеличение числа используемых символов за счет знаков препинания многократно увеличивает криптостойкость защиты, а использование также и символов русского алфавита может полностью опроверг­нуть попытки снять пароль путем перебора, сделав сроки работы неприемлемыми.

Дополнительные требования к диспетчерам архивов

К дополнительным функциям диспетчеров архивов относятся сервисные функ­ции, делающие работу более удобной. Они часто реализуются внешним подклю­чением дополнительных служебных программ и обеспечивают:

просмотр файлов различных форматов без извлечения их из архива;

поиск файлов и данных внутри архивов;

установку программ из архивов без предварительной распаковки;

проверку отсутствия компьютерных вирусов в архиве до его распаковки;

криптографическую защиту архивной информации;

декодирование сообщений электронной почты;

«прозрачное» уплотнение исполнимых файлов .ЕХЕ и .DLL;

создание самораспаковывающихся многотомных архивов;

выбор или настройку коэффициента сжатия информации,

В настоящее время программ – архиваторов большое количество.

Лучшие их архиваторов. Наиболее популярными программами-архиваторами являются WinRar, WinZip, WinArj

На сегодняшний день программа WinRAR является признанным лидером среди архиваторов. Представляет собой 32-битную версию архиватора RAR для Windows. Программа WinRAR позволяет работу с файлами практически неограниченного размера. По заявлению разработчиков, поддерживаются файлы размером до 8,5 млн терабайт.

Несмотря на такие гигантские объемы информации, WinRAR способен достигать максимального коэффициента сжатия, при этом работая с высокой скоростью (по сравнению с другими распространенными архиваторами). К неоспоримым преимуществам WinRAR относится также наличие специального улучшенного алгоритма сжатия. Благодаря этому, достигается оптимальное соотношение между скоростью работы и коэффициентом сжатия при обработке мультимедийных файлов, объектных библиотек, исполняемых программ. Использование архиватора WinRAR позволяет создавать самораспаковывающиеся и многотомные архивы, восстановление поврежденных архивов, архивов, защищенных паролем и многое другое.

Архиватор WinRAR поддерживает работу практически со всеми типами популярных сегодня архивов (7Z, ACE, ARJ, BZ2, CAB, GZ, JAR, LZH, TAR, UUE, Z и ISO), создание архивов типа RAR и ZIP. Умеет создавать самораспаковывающиеся архивы типа SFX. Положительным моментом является также автоматическое распознавание формата и выбор оптимального метода сжатия. При создании многотомных архивов, размеры томов определяются не только автоматически, но и вручную. Это позволяет оптимальным образом использовать свободное место на носителе. Поддержка непрерывных архивов позволяет повысить степень сжатия на 10-50%.

Благодаря удобному интерфейсу, программа является легкой в использовании. Она доступна не только на традиционных русском, английском, украинском, но и на других языках мира. Используя 128-битный алгоритм кодирования и технологии заверения сигнатур, WinRAR надежно защищает ваши архивы при работе с ними в сети Интернет. В дополнение к перечисленным выше преимуществам, WinRAR имеет дополнительные возможности управления готовыми архивами. Разработаны версии WinRAR для различных операционных платформ: Windows Vista, другие версии Windows (32-разрядные), Pocket PC, Linux, FreeBSD, Mac OS X, MS DOS и OS/2.

Скачать WinRAR очень просто. Абсолютно бесплатно предоставляется демонстрационная версия shareware, которую вы можете использовать в течение 40 дней. Как только вы убедитесь в удобстве пользования программой, можно скачать WinRAR в лицензионной версии. Следует отметить, что лицензия WinRAR действительна для всех языков и операционных платформ. После регистрации все последующие обновления WinRAR доступны пользователю абсолютно бесплатно.

Читайте также:  Звук положенной трубки телефона

На сегодняшний день последней официальной разработкой является финальная версия WinRAR 3.80. По заявлениям разработчиков, в этой версии реализовано около двух десятков новых и усовершенствованных функций. Среди них расширенная поддержка стандарта Unicode, что оптимизирует работу с архивами, в названии которых содержатся символы различных алфавитов.

Бесплатный архиватор 7 zip

7zip — бесплатный архиватор, получивший высокую популярность. Способен запаковывать и распаковывать в/из форматов 7z, zip, gzip, tar и еще нескольких. В добавок умеет распаковывать из множества других форматов, в том числе из файлов с расширением rar и iso. 7zip разрабатывался, в первую очередь, для операционных систем Windows.

К достоинствам 7zip можно отнести следующие черты: то что он бесплатный, высокая степень сжатия, быстрая скорость распаковки, многопоточное сжатие и много чего еще.

Файлы с расширением ‘.7z’

Распаковать файл с расширением ‘файл.7z’ , можно с помощью 7zip. Этот формат является собственным форматом архиватора 7zip.

7zip полностью бесплатный архиватор. Вы можете его скачать с сайта разработчика: на русском языке

Платный архиватор WinZip

Архиватор WinZip является платным, или точнее условно бесплатным (trial), где после определенного срока вас попросят за него заплатить.

Архиватор файлов WinZip справляется со следующими задачами: создание архивов zip и zipx, извлечение из zip, zipx, rar, iso и других. За дополнительной информацией обращайтесь на официальный сайт:

1. Функции архивов

3. Принципы архивоведения

4. Методы архивоведения

1. Функции архивов.Основные функции архивов это: хранение необходимой ретроспективной информации и обеспечение общественных нужд в этой информации.

Они реализуются в процессе таких направлениий деятельности архивов: накопление документной ретроспективной информации еѐ упорядочение, хранение, поиск, организация использования.

Можно определить функции архивов в обществе более широко:

1. Управленческая. Архивы являются неотъемлемым звеном в системе государственного управления, являются своеобразными «арсеналами власти»;

2. Сохранения. Архивы являются хранителями социальной (индивидуальной и коллективной) памяти общества и передают еѐ из поколения в поколение;

3. Культурная. Формирование, функционирование архивов и использование

архивных документов является своеобразным культурным процессом, который иллюстрирует уровень развития общества. Архивы – феномен культуры.

4. Поисковая. Архивы обеспечивают возможности поиска необходимой информации, создания информационно-поисковых систем.

5. Информационная. Архивы являются хранилищами информации наряду с

библиотеками, музеями и др.

2. Виды архивов.Исходя из определения понятия «архив», которое является

полисемичным, а также из характеристики целого ряда выполняемых архивами функций закономерным является существование различных видов архивов. Архивы в зависимости от формы собственности могут быть:

· государственными – к ним в РК в соответствии с законодательством относятся республиканские, областные, из государственного бюджета финансируется и деятельность территориальных (районных и городских) архивов;

· негосударственными (частными) – к ним могут относится архивы коммерческих предприятий, организаций и учреждений, общественных объединений и партий, конфессиональные и личные (семейные, родовые) архивы, а также коллекции и собрания.

Традиционно в зависимости от состава и специфики документации могут создаваться:

· архивы организаций («ведомственные архивы») (временно хранящие документы одной или нескольких государственных или негосударственных организаций);

· архивы научно-технической документации (учреждений работающих с научно-технической и проектной документацией);

· архивы литературы и искусства (учреждений занимающихся вопросами

литературы и искусства, деятелей культуры, литературы и искусства);

· экономические архивы (предприятий, комерческих компаний);

· научные архивы (научных организаций, деятелей науки);

· архивы устной истории (аудио- и видеовоспоминаний различных лиц).

В зависимости от вида носителей информации архивы можно разделить на:

· традиционные архивы (документы на бумажных носителях);

· кино- и видео- архивы;

· архивы электронных документов.

Такая группировка в целом закреплена в архивном законодательстве РК и зарубежных стран, а также в практике создания различных видов архивов при определении их профиля (см. раздел «Классификация документов Национального архивного фонда Республики Казахстан»)

3. Принципы архивоведения.Двумя основополагающими принципами архивоведения являются принцип провениенции и принцип пертиненции. Провениенция (принцип происхождения, органичности создания, генетический принцип, фондовыйпринцип) (фр. respect des fonds; нем. registraturprinzip; англ. original order) – (от лат.provenio – происходить, появлятся, создаваться (created in) это принцип объединенияархивных документов в группы, с учетом генетической связи между ними, обусловленнойпроисхождением в результате деятельности одного учреждения или лица. Принципфондового деления использовался немецкими, французскими, российскими архивистами-практиками уже в 20-е гг. ХІХ в. В 1841 г. специальным циркуляром во французскихархивах была введена классификационная единица «фонд», которая базировалось напринципе «уважения к фонду», т.е. запрещения дробления исторических комплексовдокументов и их смешивания с документами чуждого происхождения. Концепция быласформулирована хранителем отдела рукописей Национальной библиотеки в ПарижеНаталисом де Вайи. В 1881 г. фондовое деление было введено и в прусских архивах. В1898 г. голландскими архивистами С. Мюллером, Й. Фейтом и Р. Фруином принциппровениенции был теоретически обоснован и распространился в архивной практикебольшинства европейских стран как основополагающий.

Принцип недробимости фонда является логическим продолжением принципа

происхождения. Наиболее четкое обоснование и широкое практическое применение он получил в рамках советской школы архивоведения. Принцип недробимости предполагает хранение документов одного происхождения в пределах одного фонда в одном архиве, запрещает делить фонды, создавать из документов разного фондового происхождения искусственные образования (коллекции) и требует разыскивать и соединять (физически

или информационно) различные части фонда в соответствии с их происхождением. Из принципа происхождения следует также необходимость сохранения исторической внутренней структуры фонда т.е. структурный принцип внутрифондовой организации документов.

Пертиненция (принцип принадлежности, логический принцип, принцип

искусственности объединения) (от лат. pertineo – иметь отношение, принадлежать, содействовать (relating to) это принцип искусственности объединения архивных документов по одному или нескольким признакам (вид документа, тема, вид материального носителя и др.). Выделяют разновидности принципа: территориальная пертиненция и функциональная пертиненция. Принцип территориальной пертиненции предполагает хранение документов на той территории, на которой они были созданы, функциональной – предполагает хранение документов в тех организациях (государствах), которые являются правоприемниками уже несуществующих.

Также следует упомянуть такие архивоведческие принципы как принцип централизации, принцип всеобщего доступа к документам, принцип открытости архивов и др.

4. Методы архивоведения.В 1960-е гг. были в целом сформулированы научные методы архивоведения, которые основывались на общенаучных принципах историзма, всесторонности, комплексности, объективности. К научным методам архивоведения относятся системный, функциональный и информационный анализ, сравнительный метод, социологические методы (анкетирование, опрос и др.), методы архивной реконструкции (воссоздания архивотворческого процесса в пределах организации, для определения фондовой принадлежности документов).

Читайте также:  Курсор мышки прыгает сам по себе

Системный подход подразумевает рассмотрение любого объекта с системных позиций, что зачастую бывает и необходимым, и результативным. Системный подход, базирующийся на принципе комплексного изучения документов, требует рассмотрения документов как элементов той или иной системы документации. Более того, при изучении документы должны сопоставляться не только с документами того учреждения, продуктами деятельности которого они являются, но и с документами учреждений всей

Суть функционального анализа заключается в том, чтобы оценивать документы, исходя из функций учреждения и самих документов. Он основан на том, что функции учреждений неравнозначны, следовательно, документы, созданные для фиксации их реализации, также несут неравнозначную информацию. Функциональный метод является также способом прогнозирования информационного состава всего архивного фонда государства. На его основе определяются те комплекты документов, которые должныбудут в будущем найти отражение в составе Национального архивного фонда РК.

Функциональный метод применяется наряду с ретроспективным прогнозированием, при котором непосредственно изучается содержание созданных документов. Последний дает возможность предполагать, какие документы, аналогичные своим предшественникам, должны войти в состав НАФ.

В настоящее время широко применяется также информационный метод. Так как документы содержат информацию, которая неравнозначна и способна проявляться в различных видах и формах, то необходимо учитывать еѐ значение и изучать явления еѐ повторяемости. При рассмотрении информации, заключенной в документах, встает вопрос ее взаимосвязи с содержанием документов. В настоящее время для количественного измерения информации, заключенной в документах, в архивоведении применяются математические методы. Разновидностью информационного метода является источниковедческий анализ. Он дает возможность изучения всех внутренних и внешних особенностей документа, т.е. его авторства, происхождения и т.д., а также языка документа, его формы, материала, на котором он изготовлен.

Метод архивной реконструкции исходит из необходимости воссоздания несуществующей документальной системы или работы учреждения на основе принципа происхождения (провениенции) и может представлять собой:

1) воссоздание (на основе сохранившихся справочников) первоначальной структуры единицы хранения или фонда, раздробленного, сохранившегося частично и несуществующего для непосредственного изучения;

2) полное или частичное воссоздание единицы хранения или фонда путем

копирования сохранившихся в различных фондах документов.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Назовите основные функции архивов.

2. Какая из функций архивов является на ваш взгляд наиболее значимой?

3. Перечислите основные виды архивов.

4. Назовите основные принципы архивоведения.

5. Охарактеризуйте основные методы архивоведения.

1.2.1. В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

1.2.2. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

архив управленческой документации;

архив документации на электронных носителях.

1.2.3. Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются Основными правилами работы государственных архивов.

1.3. Основные задачи и функции архива

1.3.1. Основными задачами архива организации являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

учет и обеспечение сохранности документов;

создание научно-справочного аппарата к документам архива;

использование хранящихся в архиве документов;

подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

1.3.2. Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

1.3.3. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;

принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;

учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;

организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

1.3.4. Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Ссылка на основную публикацию
Как установить ножку на телевизор самсунг
1. Перед тем, чтобы начать сборку телевизора, обязательно, первым делом, нужно на ровную поверхность положить какой-нибудь мягкий материал под экран...
Как узнать песню если не знаешь названия
Знакомая ситуация: в голове крутится одна и та же композиция, но вспомнить название, хоть убей, не получается? Лайфхакер поможет определить...
Как узнать пишущий ли дисковод на компьютере
Использование дисководов в компьютерах – DVD и CD-ROM – все дальше отходят на второй план. Но работа с ними для...
Как установить образ диска на компьютер
Формат ISO представляет собой образ оптического диска и предназначен для хранения и передачи информации без физического накопителя. Файл ISO —...
Adblock detector