Как упорядочить документы в папке

Как упорядочить документы в папке

Если вы периодически пересматриваете все папки на своем компьютере, чтобы найти определенный файл, то стоит задуматься о том, как создать свою систему хранения файлов и организовать свое рабочее пространство раз и навсегда.

Чтобы упорядочить файлы и папки вручную придется потратить не один час, но в дальнейшем это время окупится, так как вы точно будете знать, где находится тот или иной документ, а это неизбежно отразится на эффективности вашей работы.

Перед тем, как начать, следует взять листок бумаги и нарисовать будущую систему организации папок и файлов на нем.

Система организации папок и файлов

Решите, на каком диске вы будете хранить информацию, будете ли ее дублировать и где и как архивировать. Все зависит от того, сколько у вас логических дисков и какими облачными хранилищами вы пользуетесь.

Создайте иерархическую структуру. Продумайте названия ваших основных папок: дом, работа, личное, музыка, видео, картинки, фото, игры (их должно быть минимальное количество). Далее следует определиться с названиями подпапок. Их тоже не должно быть много – не больше двадцати.

Например, основная папка «Дом» может включать в себя: финансы, образование, поездки, здоровье. Музыка, видео и книги упорядочиваться по жанрам, картинки – по темам: природа, животные. Фотографии лучше хранить отдельно от картинок.

Чистка компьютера от ненужных файлов

Просмотрите свои файлы и удалите те, в которые не заглядывали больше года. Если не хотите удалять, заархивируйте. Переименуйте важные документы, сгруппируйте или наоборот, разбейте файлы по содержанию.

Перебросьте все документы и папки, созданные на рабочем столе (если такие имеются) на жесткий диск. На рабочем столе рекомендуется создавать только ярлыки документов и программ.

Для очистки компьютера можно также использовать популярную программу CCleaner.

Организуйте удобный доступ ко всем своим папкам

С помощью дерева проводника: просто перетащите в «Избранное» папки, которыми часто пользуетесь. Для быстрого доступа эту папку можно закрепить на панели задач: клик по ней правой кнопкой мыши ⇨ Панели ⇨ Создать панель инструментов.

Если вам удобно, используйте файловые менеджеры.

Создавайте ярлыки на рабочем столе.

Ярлыки можно создавать и в папках – например, ссылку на другую, родственную ей папку для быстрого перемещения между ними. Например, у меня в папке «Музыке», которая находится на диске С: есть ярлык на музыку, которую я храню на Яндекс диске.

В Windows 8 и 8.1 существует возможность разместить ярлык любой папки в плиточном меню пуск: клик правой кнопкой мыши на иконке файла или папки и выбрать – «Закрепить на начальном экране».

Когда вы создали свою систему и упорядочили файлы и папки, почистили мусор, придерживайтесь несложных правил, которые помогут сохранить новый порядок.

Как упорядочить файлы и папки на компьютере, инфографика


Смотреть в полном размере>>

Правила хранения файлов и папок

Главное правило – название каждой папки и файла должно максимально отвечать содержанию.
Работайте с файлами и папками «на входе»: лучше потратить время и сразу придумать адекватное название, чем пересматривать массу документов, пытаясь понять, что и где.

Для записок и заметок используйте текстовые файлы. Заведите в каждой папке текстовые документы (.txt) с названием «Читать», где кратко опишите структуру папки, все, что посчитаете нужным: какие файлы дублированы, какая версия документа более новая или чем один документ отличается от другого.

Заведите папку «Архив» и туда сбрасывайте уже неактуальные файлы. Не забывайте о структуре архива: чтобы не захламить эту папку и быстро найти нужный документ, создайте в ней папки с названиями, дублирующими ваши основные: дом, работа, фото и т.п.

Читайте также:  Как восстановить разбитый дисплей

Скачанные файлы, вроде программ, либо сразу переименовывайте, либо опять-таки создайте в папке файл «Читать» и кратко опишите, что это за программа. Уверена, это проблема многих – скачал программку и забыл, что это такое, и зачем оно вообще.

Не храните в одном файле сборную солянку на разные темы, разбейте лучше их по текстовым документам с соответствующими названиями, если некогда с ними разбираться.

Упорядочить содержание больших текстовых файлов можно, создавая в них оглавления. Таким образом, чтобы узнать содержимое файла вам нужно будет только подвести курсор к ярлыку файла и в предпросмотре появится первая страница с оглавлением.

Используйте в своих файлах гиперссылки на другие документы по этой же теме, чтобы не тратить время на поиск через проводник или менеджер папок.

Если в файле содержится статья или отрывок статьи из интернета, к ней должна быть обязательно указана ссылка, чтобы можно было вернуться к оригиналу в случае необходимости.

В каждой папке можно завести специальный документ, где будут размещаться ссылки из интернета по теме, чтобы не искать в закладках браузера.

Для рабочих файлов, которые подвергаются частой правке и имеют не одну версию, стоит завести отдельные папки с файлом txt, где будет кратко описана их история. А вместо названий ставьте номер проекта и дату получения заказа.

Например, ПР8_10-03-14 может означать «проект номер восемь от десятого марта».

Пересматривайте раз в месяц все файлы и избавляйтесь от ненужных: удаляйте либо отправляйте в архив. Старые неиспользуемые файлы отвлекают внимание и мешают эффективной работе.

И не забывайте дублировать самые важные для вас файлы.

Надеюсь, эти советы помогут вам упорядочить свои файлы и папки, что в свою очередь повысит продуктивность вашей работы.

Приветствую друзья! Иногда бывают ситуации — нужно навести порядок на диске. И здесь мы можем столкнуться с задачей — как упорядочить файлы в папке так, как мы этого хотим? Сегодня я постараюсь максимально дать ответ на этот вопрос.

Буду использовать только штатные функции виндовса, разумеется, что специальным софтом — можно многое и возможно легче.

Упорядочиваем файлы как хотим

Данная инструкция подойдет как для Windows 7, так и для Windows 10.

Итак, я покажу все на примере семерки, но в десятке — все также, поверьте.

Давайте откроем любую папку — пусть это будет… папка рабочего стола. А вы не знали, что рабочий стол — это папка? Может и не знали..

Кстати путь к папке рабочего стола такой:

Только там где Dima — ваше название учетной записи.

Папку открыли Рабочий стол (Desktop). Но чтобы удобно было выполнить сортировку — нужно изменить вид файлов. Нажмите правой кнопкой по папке и выберите в меню Вид > Таблица:

Теперь файлы и папки расположены удобно для наших задач:

Теперь важно — чтобы нам упорядочить файлы, нужно нажать на колонку.. пусть мы хотим упорядочить по дате изменения — нажимаем на эту колонку:

После нажатия — файлы автоматом отсортируются по дате. Повторное нажатие на колонку — отсортирует в обратном порядке. Посмотрите, видите в названии колонки треугольничек? Сторона, которая содержит один угол — означает меньше. Там где два угла — больше. Положение треугольника определяет тип сортировки.

Точно таким же способом можно отсортировать и другие колонки.. данные.. то есть файлы упорядочить можно так, как хочется вам.

Присутствует много параметров, по которым возможна сортировка. Но обычно они скрыты. Откроем их? Смотрите — нажимаем правой кнопкой по любой колонке и видим, какие еще колонки можно включить:

Читайте также:  Как сделать геймпад из андроид

И по всем этим параметрам возможна сортировка! Достаточно кликнуть по заголовку. А вот если выбрать пункт Подробнее, то увидим множество всевозможных столбиков:

И по всем ним — возможна сортировка как файлов, так и папок.

Упорядочить файлы, папки, можно также и при помощи контекстного меню — просто нажмите правой кнопкой по белому пространству, выберите пункт Сортировка:

Далее выберите желаемое.

Заключение

  1. Упорядочить файлы можно штатными средствами виндовс.
  2. Возможна сортировка по дате, по размеру и по многим другим характеристикам.
  3. Применимо как к папкам, так и к файлам.

Надеюсь информация помогла. Удачи и добра!

Добавить комментарий Отменить ответ

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Даже если ваши файлы рационально систематизированы, наверняка вы далеко не каждый документ можете найти с легкостью, а о существовании некоторых и вовсе забыли. Система поиска, реализованная в Windows 7, незаменима, если вы знаете, что искать (как я рассказывал в своей статье «Использование фильтров поиска в Проводнике Windows 7»). Но при поиске забытых файлов толку от нее мало.

К счастью, для этого можно воспользоваться другой функцией Проводника — «Упорядочить» (Arrange By). Она обеспечивает нестандартное представление хранящихся на жестком диске данных и помогает найти давно забытые документы или ненужные файлы, которые только зря занимают драгоценное место. В этой статье я расскажу, как сортировать файлы с помощью функции «Упорядочить».

Как действует функция «Упорядочить»?

Как следует из названия, функция «Упорядочить» позволяет упорядочивать файлы различными способами в зависимости от выбранной опции. Эта функция доступна в панели «Библиотека» (Library) во всех библиотеках — «Документы» (Documents), «Музыка» (Music), «Изображения» (Pictures) и «Видео» (Videos). Чтобы увидеть эту панель, нужно зайти непосредственно в библиотеку. Если перейти в библиотеку из папки «C:Пользователи» (C:Users), панели в ней не будет.

Функция «Упорядочить» предлагает различные варианты группировки файлов в соответствии с типом контента, хранящегося в библиотеке. При этом разные способы упорядочения действуют по-разному в зависимости от библиотеки.

Стоит также учитывать, что разные способы группировки используют разные варианты представления для удобства восприятия. Некоторые переключают текущий вид на «Крупные значки» (Large Icons), другие используют вид «Таблица» (Details). Тем не менее, представление можно самостоятельно изменить на любое другое. Чтобы отменить группировку и восстановить изначальное представление, можно воспользоваться опцией «Очистить изменения» (Clear Changes) в меню «Упорядочить».

Библиотека «Документы»

Давайте посмотрим, как действует функция «Упорядочить» в библиотеке «Документы». Чтобы увидеть доступные способы группировки (рис. A), нажмите на стрелке в меню «Упорядочить». Каждая из перечисленных опций упорядочивает все имеющиеся в библиотеке файлы по тому или иному принципу, при этом папки, в которых файлы хранятся, не отображаются.

Как видите, по умолчанию выбрана опция «Папка» (Folders) — это стандартный способ упорядочения файлов. Другие опции представляют файлы в совершенно новом свете — давайте посмотрим, в каком именно.

Опция «Автор» (Author) группирует файлы по стопкам в зависимости от автора (рис. B). Как видите, в стопке «Greg Shultz» собрано 2305 документов моего авторства. По двойному щелчку на этой стопке открывается список созданных мною файлов, в свойствах которых указан автор. В моем случае это файлы Microsoft Office — таблицы Excel, документы Word, базы данных Access и презентации PowerPoint.

Таким способом я могу найти документы, созданные моими друзьями и коллегами или файлы от совершенно незнакомых мне авторов, присланные по электронной почте либо загруженные из Интернета. Эта возможность может оказаться очень полезной сразу по нескольким причинам.

Читайте также:  Для чего дырка на ручке кастрюли

Я, к примеру, с помощью группировки по авторам нашел шаблон Word от Information Mapping, Inc., который скачал еще в 2003 году, а потом благополучно о нем забыл. Теперь я вспомнил, насколько этот шаблон удобен, и снова стал им пользоваться.

Кроме того, я обнаружил и удалил 80 мегабайтов совершенно не нужных мне документов от BED Web Team, Valued Acer Customer и Gainsville College, которые когда-то скачал из Интернета. Они только зря занимали пространство на жестком диске, да еще и регулярно архивировались, отнимая лишнее время и напрасно увеличивая объем резервной копии.

Мне даже удалось найти целую гору фотографий, которые я получил от отца по Windows Messenger. Они были помечены его именем и хранились в папке «Принятые файлы» (My Received Files). Я давно собирался переместить их в папку «Изображения» и уже даже думал, что нечаянно их удалил. Теперь я наконец сохранил эти фотографии в нужной папке и могу ими любоваться в свое удовольствие.

Опция «Дата изменения» (Date Modified) объединяет файлы в группы по дате изменения: «Сегодня» (Today), «Вчера» (Yesterday), «На прошлой неделе» (Last Week) и «Давно» (A Long Time Ago). На моем компьютере файлов оказалось так много, что мне пришлось выбрать представление «Таблица» и воспользоваться опцией «Свернуть все группы» (Collapse All Groups) в меню «Вид» (View), чтобы со списком можно было хоть как-то управиться (рис. C).

Как видите, в группе «Давно» содержится огромное количество файлов. Чтобы их просмотреть и удалить ненужные, я дважды щелкнул на группе, затем нажал на столбце «Дата изменения» для сортировки по возрастающей и обнаружил кучу файлов за 1995 год, за изучение которых и принялся.

Опция «Тег» (Tags) группирует файлы по ключевым словам. Для удобства восприятия я выбрал представление «Список» (List, рис. D), поразился, сколько у меня документов с ключевыми словами, и понял, насколько эффективным может оказаться использование тегов для идентификации файлов.

Опция «Тип» (Type) группирует файлы по типу. Поскольку разным типам файлов соответствуют разные значки, я выбрал представление «Обычные значки» (Medium Icons, рис. E) для удобства восприятия. Развернув стопку «Точечный рисунок» (Bitmap), я с удивлением обнаружил массу изображений в формате BMP, который, как известно, имеет довольно большой объем. Список файлов в стопке отображается в режиме «Таблица», так что я отсортировал изображения по убыванию размера и обнаружил BMP-файл объемом чуть больше 5 мегабайтов, а всего таких картинок оказалось почти 500 мегабайтов.

Просмотрев все BMP-файлы, я половину удалил, а другую половину преобразовал в формат JPG.

Опция «Имя» (Name) сортирует файлы по алфавиту и выводит их одним огромным списком, что, на мой взгляд, не имеет никакого смысла. К примеру, в моей библиотеке «Документы» содержится 25 тысяч файлов. Алфавитный список, конечно, можно сортировать и фильтровать, но по-моему, эта опция в достаточной степени бесполезна.

Как я уже упоминал, в разных библиотеках функция «Упорядочить» предлагает разные способы группировки файлов в зависимости от типа контента. Каждый из этих способов обеспечивает уникальное представление файлов. Опции упорядочения для библиотек «Музыка», «Изображения» и «Видео» показаны на рис. F.

Я подробно рассказал только об упорядочении файлов в библиотеке «Документы», но в других библиотеках этой функцией можно пользоваться по тем же принципам.

А что думаете вы?

Планируете ли вы воспользоваться функцией «Упорядочить» для сортировки своих файлов? А если уже пользовались, пригодилась ли она вам? Поделитесь своим мнением в комментариях!

Ссылка на основную публикацию
Как узнать песню если не знаешь названия
Знакомая ситуация: в голове крутится одна и та же композиция, но вспомнить название, хоть убей, не получается? Лайфхакер поможет определить...
Как удалить повторяющиеся значения в столбце excel
Доброго времени суток! С популяризацией компьютеров за последние 10 лет — происходит и популяризация создания отчетов (документов) в программе Excel....
Как удалить поиск в windows 10
Привет ребята Значит если вам надоел процесс SearchUI.exe, то пора от него избавляться. Как остановить службу SearchUI.exe? Вот тут к...
Как узнать пишущий ли дисковод на компьютере
Использование дисководов в компьютерах – DVD и CD-ROM – все дальше отходят на второй план. Но работа с ними для...
Adblock detector