Как сделать в экселе варианты выбора

Как сделать в экселе варианты выбора

Создание списков инструментами Excel дает возможность не только сделать этот процесс максимально быстрым, но и унифицировать написание тех или иных слов и терминов. Последнее непосредственно касается создания так называемых выпадающих списков.

Списки для сортировки и заполнения

Списки для сортировки и заполнения, это те списки, элементы которых располагаются в строгой последовательности, кроме того, они циклически повторяются. Примерами таких списков являются дни недели, месяца года и т.п.

Приложение Excel позволяет не вписывать в ячейки каждый раз следующий день недели. Достаточно один раз вписать в ячейку, например, понедельник и выполнить автоматическое заполнение данными последующих строк или столбцов при помощи мыши. Для этого цепляем мышью уголок ячейки и протягиваем его куда нам нужно.

Изменять параметры такого списка можно в меню списки, которое открывается в основных параметрах Excel. Находим кнопку «Изменить списки» и нажимаем ее. В появившемся окне видны имеющиеся списки, также можно задавать новые. Для этого в окне «Элементы списка» нужно последовательно указать его части и «добавить» в списки. Также можно импортировать списки прямо с листа Excel, предварительно выделив необходимый диапазон.

Создание выпадающих списков

Выпадающие списки дают возможность не только вставлять в ячейку только заранее определенные значения, но и не дают возможности допустить ошибки при написании элементов этого списка. Чтобы в выпадающем окошке появлялся список нужно его предварительно создать. Это можно сделать как на открытом, так и на другом листе книги Excel.

Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

Чтобы пользоваться выпадающим списком нужно сначала этот список создать. Создаем список на этом же (открытом) листе и проверяем правильность написания его составляющих. Затем выделяем ячейку или несколько ячеек, куда будем вставлять эти данные, открываем окошко «Проверка вводимых значений», которое открывается по прохождении следующего пути: данные/работа с данными/проверка данных.

В этом окне выбираем тип данных – список, в строке источник указываем диапазон ранее созданного списка-источника. Можно ввести этот диапазон с клавиатуры, но легче это сделать, просто выделив его мышью. После нажатия кнопки ОК увидим, возле нашей ячейки показывается стрелочка, при нажатии на которую выпадает наш перечень.

Создание выпадающего списка с источником на другом листе

Использование списка-источника, расположенного на том же активном листе, не совсем удобно, поскольку можно «нечаянно» изменить его содержимое. Поэтому предпочтительнее этот список «спрятать» на другом листе, а доступ к нему заблокировать.

В этом случае, описанным выше способом не обойтись, так как при открытом окне «Проверки…» мы не сможем попасть на другой лист, чтобы выделить или определить диапазон ячеек исходного списка. В этом случае пользуются назначением имени первоначальному списку.

Выполняем это так: создаем список данных на одном листе, затем выделяем его и присваиваем ему имя, кликаем последовательно вкладка формулы/присвоить имя (в разделе определенные имена), в открывшемся окне задаем имя списка. Если, предварительно мы не выделили список, то задаем диапазон его ячеек.

Переходим к выпадающему перечню на другом листе. Выделяем ячейки рабочего поля редактор, в которые будем вставлять элементы списка, открываем окно проверки… . В типе данных указываем список, в источнике ставим знак равенства и имя требуемого списка.

Как скрыть лист с источником списка

Лист с источниками выпадающих списков желательно открывать как можно реже, дабы случайно не внести в него ненужные изменения. Для этого лист можно защитить паролем и скрыть его отображение. Для того, чтобы спрятать лист нужно кликнуть по его ярлычку правой клавишей мыши и в открывшемся перечне команд нажать скрыть.

Таким образом Excel представляет большие возможности по созданию списков, даже по сравнению с текстовым процессором Word Office.

Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

Кликните по кнопке ниже для загрузки файла с примерами выпадающих списков в Excel:

Видеоурок

Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбираем пункт “ Проверка данных “.

  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “:

  • В поле “ Источник ” ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений “ Источник ” и затем мышкой выбрать диапазон данных:
Читайте также:  Как извлечь фото из презентации

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2 ), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2 ).

Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”. Для этого нам потребуется:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “ Проверка данных “:

  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “:

  • В поле “ Источник ” ввести значение “Да; Нет”.
  • Нажимаем “ ОК

После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “ Источник “, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.

Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.

Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “ Проверка данных “:

  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “:

  • В поле “ Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
  • Нажать “ ОК

Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

Как эта формула работает?

На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).

Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе “ссылка” (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах “смещ_по_строкам” и “смещ_по_столбцам” (в примере указано значение “0”) – на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе “[высота]” указано значение “5”, которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент “[ширина]” мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.

Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

Для создания списка потребуется:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “ Проверка данных “;
  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “;
  • В поле “ Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;”<>”))
  • Нажать “ ОК

В этой формуле, в аргументе “[высота]” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу СЧЕТЕСЛИ , которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

  • Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

  • На панели инструментов нажимаем пункт “ Форматировать как таблицу “:
Читайте также:  Где находится приватность в контакте

  • Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

  • Нажав клавишу “ ОК ” во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:

  • Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом “А”:

Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
  • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “ Проверка данных “:

  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “:

  • В поле источник указываем =”название вашей таблицы” . В нашем случае мы ее назвали “ Список “:

  • Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

  • Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список – просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:

  • Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:

Как скопировать выпадающий список в Excel

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6 .

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

  • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C ;
  • выделите ячейки в диапазоне А2:А6 , в которые вы хотите вставить выпадающий список;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V .

Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

  • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C ;
  • выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
  • нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите “ Специальная вставка “;

  • В появившемся окне в разделе “ Вставить ” выберите пункт “ условия на значения “:

После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

  • Нажмите на вкладку “ Главная ” на Панели инструментов;
  • Нажмите “ Найти и выделить ” и выберите пункт “ Выделить группу ячеек “:

  • В диалоговом окне выберите пункт “ Проверка данных “. В этом поле есть возможность выбрать пункты “ Всех ” и “ Этих же “. “ Всех ” позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт “ этих же ” покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем “ всех “:

Нажав “ ОК “, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.

Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.

Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:

Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:

  • Создать два именованных диапазона для ячеек “ A2:A5 ” с именем “Россия” и для ячеек “ B2:B5 ” с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:

  • Перейти на вкладку “ Формулы ” => кликнуть в разделе “ Определенные имена ” на пункт “ Создать из выделенного “:

  • Во всплывающем окне “ Создание имен из выделенного диапазона ” поставьте галочку в пункт “ в строке выше “. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона “Россия” и “США” со списками городов:

  • Нажмите “ ОК
  • В ячейке “ D2 ” создайте выпадающий список для выбора стран “Россия” или “США”. Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.

Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:

  • Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
  • Кликните по вкладке “ Данные ” => “ Проверка данных ”;
  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выберите “ Список “:

  • В разделе “Источник” укажите ссылку: =INDIRECT($D$2) или =ДВССЫЛ($D$2);
Читайте также:  Замена акселерометра в телефоне

Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну “Россия”, то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете “США” из первого выпадающего списка.

Для таблиц, которые используют постоянные и повторяющиеся данные (например фамилии сотрудников, номенклатура товара или процент скидки для клиента) чтобы не держать в голове и не ошибиться при наборе, существует возможность один раз создать стандартный список и при подстановке данных делать выборку из него. Данная статья позволит вам использовать 4 разных способа как в экселе сделать выпадающий список.

Способ 1 — горячие клавиши и раскрывающийся список в excel

Данный способ использования выпадающего списка по сути не является инструментом таблицы, который надо как либо настраивать или заполнять. Это встроенная функция (горячие клавиши) которая работает всегда. При заполнении какого либо столбца, вы можете нажать правой кнопкой мыши на пустой ячейке и в выпадающем списке выбрать пункт меню «Выбрать из раскрывающегося списка».

Этот же пункт меню можно запустить сочетанием клавиш Alt+»Стрелка вниз» и программа автоматически предложит в выпадающем списке значения ячеек, которые вы ранее заполняли данными. На изображении ниже программа предложила 4 варианта заполнения (дублирующиеся данные Excel не показывает). Единственное условие работы данного инструмента — это между ячейкой, в которую вы вводите данные из списка и самим списком не должно быть пустых ячеек.

Использование горячих клавиш для раскрытия выпадающего списка данных

При чем список для заполнения таким способом работает как в ячейке снизу, так и в ячейке сверху. Для верхней ячейки программа возьмет содержание списка из нижних значений. И опять же не должно быть пустой ячейки между данными и ячейкой для ввода.

Выпадающий список может работать и в верхней части с данными, которые ниже ячейки

Способ 2 — самый удобный, простой и наиболее гибкий

Данный способ предполагает создание отдельных данных для списка. При чем данные могут находится как на листе с таблицей, так и на другом листе файла Excel.

    Сперва необходимо создать список данных, который будет источником данных для подстановки в выпадающий список в excel. Выделите данные и нажмите правой кнопкой мыши. В выпадающем списке выберите пункт «Присвоить имя…».

Создание набора данных для списка

Введите имя для набора данных

Создать выпадающий список можно сразу для нескольких ячеек

Для создания проверки вводимых значений введите имя ранее созданного списка

При попытке ввести значение, которого нет в заданном списке, эксель выдаст ошибку.

Кроме списка можно вводить данные вручную. Если введенные данные не совпадут с одним из данных — программа выдаст ошибку

А при нажатии на кнопку выпадающего списка в ячейке вы увидите перечень значений из созданного ранее.

Способ 3 — как в excel сделать выпадающий список с использованием ActiveX

Чтобы воспользоваться этим способом, необходимо чтобы у вас была включена вкладка «РАЗРАБОТЧИК». По умолчанию эта вкладка отсутствует. Чтобы ее включить:

  1. Нажмите на «Файл» в левом верхнем углу приложения.
  2. Выберите пункт «Параметры» и нажмите на него.
  3. В окне настройки параметров Excel во вкладке «Настроить ленту» поставьте галочку напротив вкладки «Разработчик».

Включение вкладки «РАЗРАБОТЧИК»

Теперь вы сможете воспользоваться инструментом «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Во вкладке «РАЗРАБОТЧИК» нажмите на кнопку «Вставить» и найдите в элементах ActiveX кнопку «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Нажмите на нее.

Нарисуйте данный объект в excel выпадающий список в ячейке, где вам необходим выпадающий список.

Теперь необходимо настроить данный элемент. Чтобы это сделать, необходимо включить «Режим конструктора» и нажать на кнопку «Свойства». У вас должно открыться окно свойств (Properties).

С открытым окном свойств нажмите на ранее созданный элемент «Поле со списком». В списке свойств очень много параметров для настройки и вы сможете изучив их, настроить очень много начиная от отображения списка до специальных свойств данного объекта.

Но нас на этапе создания интересуют только три основных:

  1. ListFillRange — указывает диапазон ячеек, из которых будут браться значения для выпадающего списка. В моем примере я указал два столбца (A2:B7 — дальше покажу как это использовать). Если необходимо только одни значения указывается A2:A7.
  2. ListRows — количество данных в выпадающем списке. Элемент ActiveX отличается от первого способа тем, что можно указать большое количество данных.
  3. ColumnCount — указывает сколько столбцов данных указывать в выпадающем списке.

В строке ColumnCount я указал значение 2 и теперь в списке выпадающие данные выглядят вот так:

Как видите получился выпадающий список в excel с подстановкой данных из второго столбца с данными «Поставщик».

Поделиться "3 способа как в экселе сделать выпадающий список"

Ссылка на основную публикацию
Как сбросить графический ключ на xiaomi
Что такое графический пароль? Графический пароль – аналог обычного пароля, который был создан для удобства ввода на мобильных телефонах с...
Как разблокировать айфон зная apple id
Пользователи популярных смартфонов от Apple часто ставят на гаджет пароль, чтобы повысить безопасность мобильного устройства и избежать неприятностей – кражи,...
Как разблокировать домофон если отключили
Домофон — вещь нужная и полезная. Установленная в подъезде система отлично защищает жилище обывателей от проникновения посторонних людей. Второе преимущество...
Как сбросить защитный код на нокиа
Секретные коды Nokia для сброса, проверки и настроек. На этой странице собраны все полезные секретные и не секретные коды для...
Adblock detector