Как работать с двумя файлами excel одновременно

Как работать с двумя файлами excel одновременно

Заметка написана Андреем Макаренко

По крайней мере с версии Excel 2007 появилась давно ожидаемая возможность совместной работы нескольких пользователей в одной книге. Эта возможность позволяет совместно редактировать данные одной книги, на одном листе и даже в одной ячейке. Понятно, что в последнем случае разделение возможности совместной работы должно быть произведено административно. Впрочем, при попытке совместной работы в одной ячейке, Excel об этом честно предупреждает и записывает последнее из выполненных изменений.

Скачать заметку в формате Word или pdf

Есть и другие ограничения на совместную работу, они варьируются от версии к версии, в принципе понятные, для примера можно привести такой список ограничений:

  • создание документов
  • назначение, изменение и удаление паролей
  • защита листов/книги, снятие защиты
  • удаление листов
  • вставка/удаление ячеек (но работает вставка столбцов и строк)
  • объединение ячеек и разъединение объединённых ячеек
  • вставка или изменение рисунков и гиперссылок
  • создание/изменение диаграмм и отчётов сводных диаграмм
  • создание, запись, изменение, просмотр макросов
  • работа с XML-данными

Для организации совместной работы файл нужно предварительно подготовить (порядок подготовки варьируется в зависимости от версии Excel. Данное ниже описание сделано для Excel 2010).

В меню Файл/Параметры Excel/Центр управления безопасности/Параметры центра управления безопасности снимите галку Удалять персональные данные из свойств файла при сохранении.

После этого станет доступным пункт меню Рецензирование/Доступ к книге. Поставьте галку Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

Теперь файл может быть открыт несколькими пользователями, при этом никаких сообщений о том, что кто-то зашел в уже открытый другим пользователем файл не выдается. Узнать, кто работает в настоящее время в файле можно в том же диалоговом окне:

Открывшие файл пользователи могут работать в нем одновременно. Отражение произведенных пользователем действий происходит у других пользователей после того как:

  • сохранит файл пользователь, вносящий изменения
  • сохранит файл пользователь, который хочет обновить файл для отражения внесенных другими пользователями изменений

При этом если какие-то изменения были внесены другими пользователями, об этом выдается сообщение и ячейки с изменениями подцвечиваются цветными рамочками

Если два пользователя одновременно вносят изменения в одну и ту же ячейку, то сохранится последний сохранившийся, поэтому при работе нескольких пользователей в одном файле административно нужно поделить зоны редактирования.

На вкладке Подробнее доступен целый ряд дополнительных настроек:

Недавно столкнулся я с такой проблемой, по не понятым причинам Офис 2010 перестал открывать несколько документов одновременно. Вернее сказать он их открывал, но на панели задач отображался только последний открытый документ. Сначала перешерстил все настройки программы. Но увы, самому не чего найти не удалось. После чего попробовал решить проблему сбросом настроек но и это не чего не долу. Самое интересное было в том что например Excel работ как обычно и открывал несколько окон одновременно.

Читайте также:  Как сделать страницу горизонтальной в word 2010

Было ясно, что проблема с настройками. Пришлось прибегнуть к помощи Интернета. Такая проблемы как, оказалось, была у многих. И решить её было достаточно проста. На форумах писали что нужно зайти в сервис параметры и поставить галочку на против пункта Показывать все окна на панели задач. С первого раза найти эту опцию в своем офисе мне не удалось. По этому решил написать эту не большую статью для тех кто столкнулся или еще столкнется с такой проблемой.

Что делать если Office 2010 не открывает два документа одновременно

Если вы заметили что при открытии нескольких документов, на панели задач отображается только один, то решить данную проблему достаточно проста.

Первое решение.

Оно не совсем удобное, но позволить переключаться между открытыми документами. Открываем несколько документов, далее переходим на вкладку Вид. И справа ищем пункт Перейти в другое окно. Кликаем на него и видим все открытые документы. Кликнув по любому документу он тут же откроется.

Это не совсем решение проблемы, но знать это нужно.

Второе решение.

Для того чтобы все открытые документы отображались на панели задач нужно изменить настройки офиса. Для этого открываем Office 2010 переходим в пункт Файл Параметры.

В параметрах переходим на вкладку Дополнительно и справа в окне ищем раздел Экран. Тут мы видим пункт Показывать все окна на панели задач ставим галочку напротив него сохраняем настройки и проверяем.

Теперь при открытии нескольких документов все они будут отображаться на панели задач. Надеюсь, кому то эта статья поможет.

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Читайте также:  Как понизить напряжение блока питания ноутбука

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

  • Создавать таблицы Excel.
  • Создавать, менять или просматривать сценарии.
  • Удалять листы.
  • Объединять либо разделять ячейки.
  • Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных» Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию Искать информацию в форме данных



Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы "откроем" для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

  1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
  2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
  3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
  4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
  5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
  6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

  1. Вкладка «Данные». «Подключения».
  2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
  3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.
Читайте также:  Как сконектить магнитолу с телефоном

Открытие книги с совместным доступом

  1. Открываем меню Microsoft Office.
  2. Нажимаем «Открыть».
  3. Выбираем общую книгу.
  4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
  5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

  1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
  2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
  3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
  4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

  1. Почистить либо удалить журнал изменений.
  2. Почистить содержимое файла.
  3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
  4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

  1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
  2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
  3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

  1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
  2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
  3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Ссылка на основную публикацию
Как поставить напоминалку на андроиде
Привет всем. Нужно ли вам напоминать о каких-либо событиях? Я думаю напоминания не помешают никому. В силу своей занятости или...
Как пользоваться microsoft office access
Введение В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными...
Как пользоваться steam link
Несколько лет назад американская компания Valve , знакомая многим по непотопляемому Steam и таким знаменитым сериям игр, как Half-Life, Team...
Как поставить пароль на покупку фильмов ростелеком
Интерактивное ТВ от Ростелеком предлагает абонентам огромное многообразие телеканалов различного содержания. Многие из них совершенно не рассчитаны на младшую аудиторию....
Adblock detector